Efektywne pozycjonowanie, szybkie pozycjonowanie

Przyjmowanie przesyłek - obieg dokumentów cd.

W każdej instytucji przyjmowaniem pism i ich rozdzielaniem pomiędzy poszczególne działy zajmuje się specjalna komórka, przeważnie nazywana sekretariatem/kancelarią. W zależności od rodzaju sprawy, której pismo dotyczy, kancelaria/sekretariat przesyła je bezpośrednio do kierownika odpowiedniej komórki organizacyjnej, czyli do działu lub dyrektora danej instytucji. Kancelaria/sekretariat przyjmuje i otwiera wszelką korespondencję wpływającą, dalekopisy, telegramy, faksy i telefonogramy z wyjątkiem:
• przesyłek tajnych i poufnych przekazywanych kierownictwu jednostki poprzez sekretariat,
• przesyłek pieniężnych lub przedmiotów wartościowych, które przyjmuje kasa jednostki organizacyjnej,
• przesyłek kierowanych imiennie na nazwiska pracowników jednostki organizacyjnej.

Otwieranie przesyłek
Koperty należy otwierać tak, aby nie uszkodzić zawartości koperty. Jeżeli po otwarciu koperty nie oznaczonej na zewnątrz napisem “tajne” lub “poufne” okaże się, że zawiera przesyłkę tajną lub poufną, wówczas należy ją doręczyć kierownictwu z podaniem przyczyny otwarcia koperty. Po otwarciu i wyjęciu zawartości przesyłki należy sprawdzić:
• czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego,
• czy do pisma dołączona jest podana w nim ilość załączników.

Jeżeli przesyłka została mylnie skierowana, należy ją skierować do właściwego organu, zawiadamiając o tym nadawcę. Brak załączników należy odnotować na piśmie. Jeżeli przesyłka zawiera tylko załączniki bez pisma przewodniego, czyni się o tym wzmiankę na kopercie, którą dołącza się do przesyłki.
Dołączanie kopert do wpływów

Koperty dołącza się do następujących wpływów:
1) tajnych, poufnych i wartościowych,
2) pism, dla których obowiązuje z góry określony termin odpowiedzi,
3) pism, w których brak nazwiska i adresu nadawcy,
4) załączników nadesłanych bez pisma podstawowego.
Pieczątka wpływu

Pracownik otwierający korespondencję odciska na pierwszej stronie pieczątkę wpływu. W obrębie pieczątki kancelarii ogólnej wpisuje się datę, znak akt (lub numer z dziennika podawczego w systemie dziennikowym), ilość załączników oraz symbol danej komórki, której korespondencję przydzielono. Na faksach notuje się również godzinę i minutę odbioru.

Ogólne zasady obiegu dokumentów
Pisma należy przekazywać do załatwienia w teczkach o wzorze ogólnie stosowanym, zaopatrzonych w napisy “do podpisu” - “terminowe”.
W kancelarii/sekretariacie powinno być kilka lub kilkanaście takich teczek, zależnie od struktury organizacyjnej. Należy przestrzegać zasady, że szybki obieg pisma i terminowe załatwienie sprawy jest równoważne z właściwym jej załatwieniem pod względem merytorycznym. Pisma pilne, terminowe i faksy doręcza się adresatowi bezzwłocznie, poza zwykłą kolejnością.
Zasady ewidencji korespondencji

W systemie dziennikowym
• pocztę zwykłą - w dzienniku korespondencyjnym i zaopatruje się ją w pieczątkę wpływu,
• wpływ dalekopisów, telegramów, faksów i telefonogramów - w odrębnym dzienniku, które również zaopatruje w pieczątkę wpływu,
• faktury, rachunki i noty nadesłane do zapłaty względnie inne rozliczenia w oddzielnym rejestrze.

W systemie bezdziennikowym
Może odbywać się częściowo w kancelarii/sekretariacie i merytorycznej komórce organizacyjnej, czyli tam, gdzie pismo jest załatwiane. Zależy to od rodzaju przyjętego systemu bezdziennikowego. Zasadnicza czynność polega na wpisaniu do pieczątki wpływu daty wpływu i zaewidencjonowaniu pisma w spisie spraw oraz nadaniu mu znaku sprawy. Wówczas każdą sprawę rejestruje się tylko raz, na podstawie pierwszego pisma rozpoczynającego daną sprawę, dalsze wpływy dotyczące danej sprawy łączy się z poprzednimi, oznaczając je znakiem sprawy.

Nie podlegają rejestracji:
• publikacje (gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty),
• potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy,
• rachunki i faktury,
• zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze.

Przekazywanie korespondencji w systemie dziennikowym
Przekazywanie korespondencji do poszczególnych komórek organizacyjnych odbywa się za pokwitowaniem w dzienniku korespondencyjnym. Obowiązek rejestrowania i kwitowania w dzienniku korespondencyjnym nie dotyczy korespondencji wewnętrznej. Przekazywanie faktur, rachunków i not odbywa się za potwierdzeniem w rejestrze. Dalekopisy, telegramy, faksy i telefonogramy kwituje się w dzienniku wpływów tych pism. Korespondencję mylnie skierowaną komórka organizacyjna zobowiązana jest natychmiast zwrócić do kancelarii/sekretariatu, po czym dokonuje się odpowiedniej adnotacji w dzienniku korespondencyjnym, względnie w rejestrze faktur, rachunków i not.

Przekazywanie korespondencji w systemie bezdziennikowym
Akta przekazuje się bez specjalnych pokwitowań, z wyjątkiem niektórych rodzajów akt dotyczących spraw zastrzeżonych.

Przeglądanie i przydzielanie korespondencji
Przeglądając korespondencję kierownik (dyrektor) decyduje, jaką jej część załatwia sam, a jaką przydziela do załatwienia właściwym wydziałom bądź stanowiskom pracy. Po przejrzeniu korespondencji przewidzianej do załatwienia przez stanowiska pracy umieszcza na niej dyspozycje dotyczące sposobu i terminu załatwienia sprawy, aprobaty załatwienia bądź ustala, kto podpisuje czystopis.

Do przekazywania dyspozycji stosuje się następujące typowe skróty:
• “m.a.” - “moja aprobata” - oznacza, że wydający dyspozycję zachowuje dla siebie ostateczny sposób załatwienia,
• “p.m.” - “proszę mówić” - oznacza, że otrzymujący wpływ powinien w tej sprawie omówić z wydającym dyspozycję sposób załatwienia przed przystąpieniem do załatwienia sprawy,
• “p.r.” - “proszę referować” - oznacza, że otrzymujący wpływ po przygotowaniu projektu załatwienia powinien omówić go z wydającym dyspozycję,
• “m.p.” - “mój podpis” - oznacza, że wydający dyspozycję zastrzega sobie prawo podpisania czystopisu załatwienia,
• “a/a.” - “ad acta” - oznacza, że pismo należy dołączyć do akt sprawy.

Odbiór korespondencji
Odbiór korespondencji z kancelarii/sekretariatu i poszczególnych komórek organizacyjnych powinien odbywać się dwa razy dziennie. Osoby wyznaczone w tej komórce do odbioru i przekazywania korespondencji powinny w godz. 8.00 - 9.00 oraz od 11.30 do 12.30 zabierać korespondencję z kancelarii/sekretariatu lub innych komórek organizacyjnych.